Fattura elettronica B2B: un modulo aggiuntivo per i clienti del software ERP SI5

Sorma ha predisposto le funzioni necessarie alla emissione della fatture di vendita in formato elettronico per i clienti nazionali.  Il progetto è stato realizzato come un modulo aggiuntivo che si inserisce a valle delle diverse procedure di fatturazione, in modo da preservare le diverse operatività e le eventuali customizzazioni presenti. La soluzione è rilasciata gratuitamente, nell’ambito del contratto di manutenzione, con riferimento alle procedure standard, e si riferisce alle seguenti funzioni:

1. Produzione dell’XML secondo le specifiche B2B, relativo a fatture e note di variazione emesse verso i clienti nazionali, in euro o eventuale valuta, secondo i tracciati standard previsti dalle Specifiche Tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate il 30 aprile scorso ed aggiornate il 7 giugno. Il tracciato prevede le sezioni obbligatorie più quelle facoltative relative a: riferimento ordini, riferimento DDT, riferimento dati di spedizione. Sorma aderisce allo Standard AssoSoftware di codifica della Fatturazione elettronica B2B
2. Salvataggio dell’XML in una apposita cartella esterna, secondo un percorso parametrico, organizzato per stabilimento, in modo da garantire la tracciabilità dell’origine, ove necessario;
3. Lettura da cartella esterna dei file dei messaggi ricevuti dallo Sdi:
   1. una notifica di scarto: messaggio che lo SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file Fattura o file archivio) non abbia superato i controlli previsti;
   2. una ricevuta di consegna: messaggio che lo SdI invia al trasmittente per certificare l’avvenuta consegna al destinatario del file Fattura;

• una notifica di mancata consegna: messaggio che lo SdI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file Fattura;

1. Trattamento del messaggio per l’aggiornamento dello stato del documento nell’ERP
2. Gestione di idonei stati della fattura per seguire le diverse fasi del processo.
3. Aggiornamento delle procedure di contabilizzazione delle fatture attive, per il corretto trattamento degli stati fattura.

Per l’attivazione della procedura sono naturalmente necessarie alcune implementazioni alle anagrafiche di base – per trattamento del campo identificativo del codice destinatario e/o della PEC – e l’attivazione di alcune tabelle di funzionamento. Sorma mette a disposizione, già da ora, una procedura per la preparazione  dell’XML in simulazione, al fine di consentire l’avvio di un processo di verifica e certificazione dei flussi e dei processi, che consiste nelle seguenti attività:

• Inventario delle procedure di fatturazione utilizzate in azienda, con attenzione ai processi EDI o di fatturazione in nome e per conto;
• Inventario dei tipi di documento prodotti (in particolare è importante identificare i documenti che contengono riferimenti o note o altri dati richiesti dai clienti)
• Elaborazione dell’XML per ciascun tipo documento
• Verifica della validità formale dell’XML attraverso la funzione disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate
• Individuazione delle informazioni attualmente prodotte sul cartaceo e non presenti sull’XML e definizione della loro implementazione in tag facoltativi.

Una volta certificati i flussi (ed eventualmente implementato le sezioni facoltative dell’XML secondo le specifiche richieste dai clienti finali) provvederemo ad installare in effettivo la procedura integrata con quelle di gestione messaggi e stati. Infine non è escluso che l’emissione delle fatture in formato elettronico non richieda anche azioni di riorganizzazione dei flussi e dei tempi di emissione dei documenti, da valutare congiuntamente.

Le procedure applicative sono gratuite, mentre le prestazioni per questo progetto sono previste secondo le attuali tariffe professionali delle figure coinvolte. In particolare è necessario prevedere le attività EDP necessarie alla installazione fisica ed all’allineamento al vostro ambiente applicativo, salvo eventuali sviluppi su esigenze dei clienti di fatturazione, per tag customizzati. E’ inoltre auspicabile realizzare al più presto la fase relativa alle simulazioni, con il supporto di un consulente di organizzazione

Archiviazione sostitutiva: la soluzione porposta da SORMA è integrata nel software ERP Si5

La fatturazione elettronica prevede necessariamente l’attivazione della archiviazione mediante la conservazione elettronica, con modalità conformi a quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale. L’amministrazione finanziaria ha introdotto alcune semplificazioni a questo proposito con la circolare del 30 aprile, compresa la possibilità di assolvere a questo obbligo sottoscrivendo un servizio erogato dalla agenzia stessa.  In conseguenza della complessità del processo e della esigenza di specializzazione, SORMA non ha realizzato una propria soluzione di archiviazione sostitutiva. Per rispondere a questa esigenza in modo integrato con il modulo di fatturazione B2B, proponiamo la soluzione del nostro partner per i processi di digitalizzazione SIAV. Questa proposta può essere modulata dal semplice servizio di intermediazione fino alla completa integrazione in un processo di gestione documentale. Siamo a disposizione per approfondire queste eventuali esigenze con ogni cliente.

Qualora invece fosse già presente una soluzione documentale o di servizio di intermediazione con lo SdI, sarà possibile realizzare, a progetto, le funzioni di colloquio necessarie a popolare il servizio ed a ricevere i messaggi di risposta.

Fattura passiva: disponibile in autunno a ruota del modulo attivo

Per il trattamento della fattura ricevuta in formato elettronico dai propri fornitori, Sorma propone una soluzione basata sulla ricezione dell’XML fornitore e la sua acquisizione in un monitor, a livello di testata del documento, per permettere la prosecuzione manuale dell’inserimento. Queste funzioni saranno disponibili dopo il rilascio del modulo attivo e cioè non prima di settembre.

1. Lettura xml del fornitore con recupero dei dati di:

• Identificazione fiscale del soggetto dalla sezione cedente/prestatore
• Abbinamento al codice fornitore Si5 con opzione di selezione se non univoco
• Riferimenti di testata del documento
• Riferimenti IVA del documento

2. Prefattura fornitore:

• Monitor di gestione dei dati raccolti dall’XML con gestione dello stato di avanzamento del processo:
• Visualizzazione dell’elenco documenti per fornitore
• Possibilità di selezione per integrazione e abbinamento al codice Si5

3. Integrazione al flusso di controllo:

• Possibilità di richiamare la procedura di verifica fatture passive dalla prefattura indicando il tipo documento da trattare e associando direttamente il relativo processo di verifica o inserimento

Il modulo di gestione della fattura passiva non è incluso nella manutenzione gratuita e prevede un costo una tantum di licenza ed un canone di manutenzione annuo.

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