Per le aziende manifatturiere che operano nel settore farmaceutico, biomedicale e gli altri settori assimilabili, è diventato mandatorio disporre di strumenti informatici che supportino in modo rigoroso l’intero ciclo gestionale oltre che il processo di fabbricazione.
Le esperienze di SORMA hanno permesso il consolidamento di Si5 nel settore farmaceutico attraverso una verticalizzazione spinta arricchita di implementazioni mirate al controllo ed alla rintracciabilità del flusso produttivo e della distribuzione commerciale secondo le norme specifiche del settore.
Le Aziende farmaceutiche presso le quali è stato introdotto Si5 sono realtà significative ed operano nel mercato internazionale nelle aree specifiche del farmaceutico, diagnostico ed ospedaliero.
Le caratteristiche del settore e le norme di qualità a cui le aziende farmaceutiche devono sottostare, hanno spinto ad estendere al massimo le procedure informatiche relative alla tracciabilità dei flussi di magazzino dell’intero processo produttivo, dall’acquisto delle materie prime alla produzione, dai controlli qualitativi alla distribuzione verso i depositi esterni ed i clienti.
La struttura integrata del software Si5 ha permesso, attraverso la realizzazione di opportune parametrizzazioni, di ottimizzare ulteriormente alcune caratteristiche proprie del Sistema Informativo nativo (tracciabilità , gestione della data di scadenza ecc .).
Le nuove procedure informatiche sono state completamente realizzate secondo canoni standard e verifiche di funzionamento rigorose e certificate dagli stessi Enti utilizzatori prima dell’effettivo rilascio in produzione.
Le principali caratteristiche introdotte nel SI5 per la gestione integrata del settore farmaceutico possono così riassumersi:
- tracciabilità completa dei lotti di acquisto, produzione e conto/lavorazione esterna,
- gestione e memorizzazione, in tempi successivi all’ingresso del materiale, del lotto di analisi del fornitore (secondo lotto)
- movimentazione dei magazzini con strumentazione in radiofrequenza e lettura bar code,
- calcolo, memorizzazione e controllo della data di scadenza, data di prescadenza e data di rianalisi nei flussi di magazzino e di pianificazione materiali,
- stampe di allerta dei materiali in scadenza e prescadenza con movimentazione automatica dei prodotti scaduti negli appositi magazzini di materiale respinto,
- autorizzazioni sull’utilizzo delle causali di movimentazione di magazzino con particolare riguardo ai materiali in scadenza, prescadenza e rianalisi,
- proponimento e controllo del prelievo dei materiali in ordine FEFO (First Espired First Out) e in seconda istanza in ordine FIFO (First In First Out),
- lancio degli ordini di lavoro e dei lotti di produzione con gestione, memorizzazione e stampa del “batch record”, documento relativo alla consuntivazione dei materiali prelevati e dei lotti di tracciabilità stabiliti nella dichiarazione di produzione,
- gestione degli ordini di ripassatura dei materiali di produzione e commercializzati in scadenza con utilizzo del lotto di origine,
- gestione del rilascio qualitativo dei materiali di acquisto e di produzione,
- emissione delle picking list a seguito di completa e parziale evasione degli ordini di vendita per la preparazione delle spedizioni a clienti e depositi esterni,
- doppio controllo delle quantità in spedizione a fronte degli ordini di vendita con una prima picking list “massiva” ed una seconda suddivisa sui singoli clienti e depositi,
- calcolo dei colli in spedizione in funzione dei singoli contenitori, delle confezioni di vendita e degli espositori,
- gestione dei distributori esterni con movimentazione automatica delle spedizioni da deposito a clienti a seguito di ricezione informatica delle vendite e conseguente scarico dei materiali per lotto ai fini del mantenimento della tracciabilità ,
- presenza di stampe per la certificazione farmaceutica del completo impiego dei principi attivi,
- possibilità di effettuare il campionamento in collaudo quando le fiche sono ancora in stato 0 (non rilasciate).
- disponibilità della procedura di riqualifica delle fiche in scadenza o procedura di smaltimento delle fiche scadute,
- attivabilità dell’esclusione dalla pianificazione delle fiche scadute.
Oltre alle aree logistico produttive, il progetto di adeguamento alle esigenze delle aziende farmaceutiche ha interessato anche la dimensione amministrativa e quella del controllo di gestione. Sull’area amministrativa la procedura ha coperto le funzioni fiscali e gestionali con il trattamento particolare relativo all’IVA in sospensione per le forniture alla pubblica amministrazione. Molto più articolato è stato il progetto relativo all’area del controllo di gestione: infatti è stata realizzata la completa gestione delle informazioni di controllo al livello delle famiglie di prodotto, con l’elaborazione completa del contro economico divisionale e la relativa determinazione del margine di contribuzione. Tutte le informazioni relative agli elementi gestionali sono elaborate in modo integrato, attraverso le parametrizzazioni che permettono alla procedura di reperire automaticamente i dati generati nei sottosistemi operativi. Le elaborazioni sono state orientate alla gestione delle analisi di varianza con il trattamento del dato sia in termini di conto economico, sia nelle analisi operative gestionali sui centri di costo e sugli ordini di lavoro. Il risultato finale è quello di rendere disponibili tutte le informazioni di controllo di gestione, in modo sintetico ma navigabile fino al dato atomico, attraverso la funzionalità di Business Intelligence.
Infine anche sotto l’aspetto della tracciabilità informatica delle elaborazione e delle modifiche dei dati è disponibile la funzione di Audit Trail che permette di tracciare ogni variazione della base dati, indipendentemente dal mezzo utilizzato.
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