Se lo scambio automatico di dati tra i Sistemi Informativi di aziende Clienti e fornitori è una realtà che pervade molti ambiti produttivi, questa diventa imprescindibile in alcuni settori industriali, quali ad esempio l’Automotive o il Bianco (elettrodomestici). In questi ambiti, l’EDI (Electronic Data Interchange) gioca un ruolo fondamentale, principalmente per due motivi.
Il primo motivo è la mole di dati scambiati, che essendo considerevole giustifica ampiamente l’investimento in un progetto di scambio dati automatizzato.
Il secondo motivo è la reattività sempre crescente cui sono soggetti gli attori di questi settori industriali.
Storia: prima dell’ EDI
infatti, il vecchio modello in auge fino agli anni ’90 secondo cui si lanciava la Pianificazione Materiali il giovedì, ci si riservava il venerdì per la verifica e aggiustamento dati, e il lunedì si inviavano i programmi di approvvigionamento ai fornitori, è stato superato da un mercato sempre più nervoso, che impone tempi di reazione ormai inferiori alle 24 ore.
Oggi
Oggi è diventato inconcepibile pensare di poter trascorrere anche solo mezza giornata per il data entry manuale delle quantità a Portafoglio Ordini, o delle quantità scambiate in una piattaforma logistica avanzata. O addirittura dedicarsi alla contabilizzazione dei contenitori scambiati, sia in ingresso che in uscita: questa che pur è una necessità, comporta di norma un aggravio di lavoro almeno uguale a quello dell’effettiva merce scambiata.
A ciò si aggiunga anche il fatto che il flusso di supply chain è diventato nel corso del tempo sempre più sofisticato: basti pensare a contratti quali il vendor banking fornitore, o i magazzini avanzati presso Clienti (consignment stock).
Infine, gli scambi EDI possono competere molteplici funzioni aziendali, e possono essere attivati a seconda delle necessità, sia in entrata sia in uscita.
In una realtà così multiforme, per far sì che i Sistemi Informativi dei differenti attori coinvolti usino lo stesso “linguaggio”, nel corso degli anni sono nati degli Standard di comunicazione, che hanno poi preso piede in taluni casi secondo una distribuzione geografica (mercato francese, tedesco, italiano etc), in altri casi secondo settori di competenza (il Bianco, o l’Automotive).
Standard EDI
I principali Standard in vigore attualmente in ambito europeo sono i seguenti:
- EDIFACT: in uso principalmente presso i Costruttori Automotive francesi (PSA, Renault) e alcuni tedeschi
- VDA: usato nel mercato tedesco (Mercedes, Daimler, BMW, Porsche ad esempio)
- ODETTE: in uso in Italia (Gruppo FCA)
- EDIWHITE: Bianco
A ciò si aggiunga, inoltre, che non sempre uno stesso Standard è recepito dai vari costruttori che vi si appoggiano nello stesso identico modo: sovente i grandi gruppi applicano piccole variazioni legate alle loro esigenze logistiche o informative che fanno sì per esempio che l’EDIFACT in uso presso PSA non sia esattamente identico all’EDIFACT in uso presso Renault. Questo porta a concludere che in realtà questi Standard siano da considerarsi più dei “dialetti”, che dei “linguaggi”.
L’uso dell’EDI presso i grandi gruppi industriali porta chiaramente ad essi enormi benefici in termini di risparmio di tempo, ed è questa la ragione per cui molto spesso i loro principali fornitori sono di fatto obbligati ad adeguare i propri Sistemi agli scambi EDI: non è data loro possibilità di scelta. Ma questo adeguamento deve essere interpretato come un’opportunità per il fornitore stesso, in quanto anche il fornitore riceve nel medio-lungo periodo un beneficio in termini di risparmio di tempo per il data entry. E questo beneficio come si diceva, può coinvolgere molte Funzioni Aziendali. Tra le più coinvolte, divise per flusso dati, ricordiamo:
- Commerciale
- Ricezione di quantità esecutive di fabbricazione in termini di Piani di Vendita.
- Ricezione di chiamate Kan Ban.
- Ricezione di quantità di forecast.
- Invio di fatture di vendita al Cliente finale.
- Ricezione dell’autofatturazione da parte del Cliente finale.
- Pianificazione e Supply Chain
- Invio delle quantità di forecast.
- Invio di chiamate Kan Ban.
- Magazzini
- Invio e ricezione dei saldi di magazzino da e verso una base logistica avanzata.
- Invio e ricezione dei movimenti di picking da e verso una base logistica avanzata.
- Invio di dati relativi alle spedizioni al Cliente finale.
- Ricezione di spedizioni da parte del fornitore.
- Invio e ricezione dei contenitori usati negli scambi con fornitori e Clienti.
- Amministrazione
- Ricezione delle fatture da parte del fornitore.
Nell’ambito di questi flussi dati, la scelta che SORMA ha sempre operato è di integrare questi dati direttamente all’interno del software ERP Si5, in modo da lasciare alla gestione manuale dell’utente solo le eventuali eccezioni. A titolo di esempio, se consideriamo i Piani di Vendita, questo significa che la ricezione di un messaggio EDI DELJIT (il messaggio previsto in tal senso nello Standard EDIFACT) comporta la scrittura direttamente nel Sistema gestionale ERP delle quantità di Piano di Vendita ricevute per esempio da PSA o Renault, secondo le regole di sincronizzazione previste parametricamente per il Cliente in oggetto.
Questo alimenterà direttamente il Sottosistema di Pianificazione Materiali, quello delle Liste di Prelievo per i Magazzini ed altri senza intervento diretto da parte dell’utente. Quest’ultimo dispone peraltro di strumenti per l’evidenziazione della variabilità della domanda Cliente (scostamenti settimanali in più e in meno delle quantità richieste, sia in termini di quantità sia in termini percentuali), che può essere ulteriormente elaborata attraverso il Sottosistema di Business Intelligence ma ad esso è demandata esclusivamente la gestione delle eccezioni (esempio: quantità supplementare straordinaria ordinata telefonicamente).
A chi serve EDI
Peraltro, se, come detto, un progetto di automazione EDI ha senso solo se giustificato da una consistente mole di dati scambiati, nel corso degli ultimi anni SORMA ha constatato come anche Clienti di dimensioni medie e piccole si avvicinino progressivamente a forme di scambio dati alternative al tradizionale data entry manuale. SORMA ha dunque sviluppato un Portale Clienti ed un Portale fornitori, ed ha integrato con successo all’interno del proprio ERP il Sistema di posta attiva IUNGOMail. L’uso di questi strumenti non può propriamente definirsi EDI, in quanto la trasmissione o la ricezione dei dati avviene attraverso l’intervento dell’utente, tuttavia esso si è rivelato estremamente proficuo in quanto sveltisce la trasmissione dei dati Cliente/fornitore attraverso l’uso del web e mette a disposizione strumenti “ufficiali” per la gestione dell’interscambio dati.
